Suomen Kotihoitotekniikka Oy tietojen käsittelijänä  |  GDPR

Tämän dokumentin tarkoitus on kuvata kuinka Suomen Kotihoitotekniikka Oy toimii asiakkaidensa palveluun tallentamien tietojen käsittelijänä. 

Termit

Palveluntarjoaja = Suomen Kotihoitotekniikka Oy, y: 2501192-9

Palvelu = Mumo, Kohote tai muu Palveluntarjoajan tarjoama palvelu

Asiakas =  Palveluita käyttävä asiakas (yritys)

Loppukäyttäjä = Asiakkaan loppuasiakas (henkilö)

Tiedot = Henkilötiedot, joita käsitellään Palveluissa

Roolit

Palveluntarjoaja tarjoaa Asiakkailleen SaaS-pohjaisia palveluita, joihin liittyy luonnollisena osana Loppukäyttäjien henkilötietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät Asiakkaamme, jolloin Asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja Palveluntarjoaja tietojen käsittelijänä. Palveluntarjoaja käsittelee tietoja Asiakkaan antamien ohjeiden sekä kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakas vastaa siitä, että se on oikeutettu siirtämään Tiedot Palveluntarjoajan käsiteltäväksi.

Tietosuojaloukkaukset

Asiakas on velvollinen rekisterinpitäjän ominaisuudessa ilmoittamaan viranomaisille ja/tai tietojen kohteelle rikkomuksesta tai henkilötietojen luvattomasta luovuttamisesta. Palveluntarjoaja on velvollinen ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjänä toimivan Asiakkaan puolesta. 

Tietojen luovuttaminen

Palveluntarjoaja ei luovuta tietojen kohteille heidän tietojaan ilman rekisterinpitäjän nimenomaista pyyntöä. Viranomaisten vaatiessa henkilötietojen luovuttamista Palveluntarjoaja ilmoittaa asiasta rekisterinpitäjälle ja luovuttaa tiedot vain oikeuden määräyksestä. Palveluntarjoaja voi antaa muita kuin julkisia tietoja sisäisistä järjestelmistään ja tietojen käsittelyrutiineista Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille erikseen niin sovittaessa. Mahdolliset salassapitosopimukset saattavat rajoittaa tietojen luovuttamista. 

Alihankkijat ja henkilötietojen vieminen

Palveluntarjoaja käyttää tietojen käsittelyssä alihankkijoita, kuten IT-palveluiden tarjoajia.  Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Tietoturva ja tietojen säilyttäminen

Palveluntarjoaja on sitoutunut estämään tietojen luvattoman käyttämisen, luovuttamisen ja muun asiattoman käsittelemisen. Lisäksi Palveluntarjoaja on sitoutunut varmistamaan, että tietoja käytetään oikein tietoturvan ja turvallisen käytettävyyden takaamiseksi. Osana sitoutumistamme käytämme kohtuullisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia menetelmiä keräämiemme ja käsittelemiemme tietojen turvaamiseksi. 

Toteuttamamme toimenpiteet tietoturvan varmistamiseksi: 

• Suojattu ympäristö - Palveluntarjoaja säilyttää tietojasi suojatuissa ympäristöissä, joihin on pääsy vain niillä Palveluntarjoajan ja alihankkijoiden työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Lisäksi Palveluntarjoaja noudattaa yleisesti hyväksyttyjä toimialan standardeja. Palveluiden käyttöliittymien http-liikenne on ssl-suojattua. 
• Tilin käyttöoikeuden ennakkotodennus - Palveluntarjoaja edellyttää, että rekisteröityneet käyttäjät todistavat henkilöllisyytensä esimerkiksi käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla, jotta he voivat käyttää tiliään tai tehdä sen tietoihin muutoksia. 
• Palveluntarjoajan oma henkilöstö on salassapitovelvollinen käsittelemiensä Asiakkaiden henkilötietojen osalta.
• Asiakkaan henkilötietoja on mahdollista käsitellä Palvelussa Palveluntarjoajan toimesta ainoastaan Palveluntarjoajan myöntämillä Admin-tason pääkäyttäjätunnuksilla.  Tietoja käsitellään ainoastaan silloin ja siinä määrin kun se on tarpeellista.  Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi asiakaspalvelu- tai käyttöönottotyöt, jotka vaativat Asiakkaan yrityksen tietojen käsittelyä.